Bestek

Filter items

Een bestek schrijven is meer dan het kiezen van de juiste procedure. Binnen elke procedure zijn er nog een rist van afwegingen/keuzes te maken die van elk bestek een uniek document ('een stukje wet') maken en die ervoor zorgen dat de aanbestedingsprocedure een succes, dan wel een flop wordt. We hebben het dan over de impact van bepaalde selectie- en gunningscriteria, de opdrachtspecificaties, het opleggen van straffen, boetes, borgstellingen, indientermijnen, enzovoort. Behoedzaamheid en zorgvuldigheid bij elk van deze elementen is aangewezen. 

Specifiek voor innovatieve overheidsopdrachten hebben we de volgende tips voor een goed bestek:

TIPS

Houd het simpel

Je begint het bestek best met een duidelijke omschrijving van de opdracht en niet met quasi onleesbare juridisch-technische informatie. Zo ziet een inschrijver meteen of het een opdracht is die hem kan interesseren. Pas daarna komen de administratieve en wettelijke bepalingen. Vermeld hier geen zaken die je niet begrijpt of waarvan je de draagwijdte niet kent. Wees behoedzaam met het copy-paste'en van juridische bepalingen uit andere bestekken.  

Er zijn vereenvoudigde templates in de maak. Van zodra beschikbaar zullen we ze hier publiek stellen.

Kies een goede titel en CPV-code

Kies een goede titel voor je bestek met zorgvuldig uitgekozen sleutelwoorden. Neem ook je tijd om de juiste CPV-code aan te vinken. CPV staat voor 'Gemeenschappelijke Woordenlijst Overheidsopdrachten', die opgesteld werd door de Europese Commissie. De code helpt ondernemers om de voor hen interessante opdrachten op e-procurement terug te vinden.

Geef voldoende tijd aan kandidaat-inschrijvers

Om de principes van mededinging en gelijkheid te handhaven geef je de inschrijvers best voldoende tijd. Soms voorzie je beter wat meer tijd dan de wettelijk verplichte indientermijnen die elke procedure kenmerken. Houd ook rekening met vakanties en verlofdagen.

Benadruk het belang van substantiële vormelijke eisen

Uit tijdsgebrek of slordigheid verliezen inschrijvers soms de vormelijke eisen uit het oog, waaraan hun offerte moet voldoen. Een vaak voorkomende substantiële onregelmatigheid is het ontbreken van een elektronische handtekening bij indiening van de offerte op e-tendering. Dit soort van onregelmatigheden is niet te regulariseren, tenzij in bepaalde procedures waarbij de e-handtekening niet verplicht is (Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking). Bij ontbreken van de e-handtekening is de offerte nietig en moet ze - hoe kwaliteitsvol ook - geweerd worden.

Maak gebruik van percelen

Met percelen kan je een opdracht onderverdelen in deelopdrachten, die apart gegund en in principe gescheiden uitgevoerd kunnen worden. Bij grote opdrachten (> 144.000 euro) ben je verplicht om te motiveren waarom je de opdracht niet in percelen opdeelt. De wetgever heeft dit zo geregeld om ervoor te zorgen dat ook kleine bedrijven aan overheidsopdrachten kunnen deelnemen. Maak er dus zeker gebruik van bij innovatieve overheidsopdrachten. Je kan zelf bepalen of de kandidaat-inschrijvers voor één of meerder percelen kunnen intekenen en of je evt. een korting kan bedingen bij gunning van meerdere percelen aan één opdrachtnemer.

Raamakkoord

Het afsluiten van een raamakkoord lijkt niet te 'matchen' met innovatieve overheidsopdrachten omdat je met een raamakkoord de markt voor beperkte tijd afsluit. Niettemin kan het toch soms te overwegen zijn, bijv. als je een heel complexe opdracht hebt waarvan je de draagwijdte nog niet helemaal kent, nog niet weet welke fasen doorlopen zullen moeten worden, aan welke frequentie, en of je alle werkpakketten zal nodig hebben. Dan kan je wel een raamakkoord afsluiten, evt. met één begunstigde. Dit kondig je dan ook zo aan in het bestek.   

Functionele specificaties

Bij innovatieve overheidsopdrachten is het aangewezen om bij de opdrachtbeschrijving voldoende ruimte te laten voor de creativiteit van de kandidaat-opdrachtnemers. Zij hebben doorgaans meer expertise dan jij en komen wellicht tot andere, meer innovatieve en betere oplossingen voor jouw probleem dan jijzelf. Daarom omschrijf je de gewenste oplossing best niet met een rist van technische specificaties maar veeleer met functionele specificaties. Welke functionaliteiten moet de oplossing idealiter bezitten? Wat moet de oplossing in welke omstandigheden kunnen? Deze functionele eisen laten meer vrijheid aan de intekenaars en moedigen hen aan om hun creativiteit te gebruiken en out-the-box te denken. Bovendien verloopt de concurrentie dan niet zozeer op prijs of kost, maar op kwaliteit, kennis en kunde.

Prestatie-eisen / resultaatsgericht bestek

In plaats van functionele specificaties kan je ook de prestaties (het resultaat) omschrijven die de gewenste oplossing minimaal moet leveren. Het is dan vrij aan de inschrijvers om te bepalen hoe ze die prestaties of dat resultaat wensen te realiseren, met welk plan van aanpak en met welke technologie. Zo stimuleer je creativiteit en innovatie en laat je de inschrijvers vooral concurreren op kwaliteit en niet zozeer op prijs.

Gunningscriteria: kwaliteit eerder dan prijs

Het gebruik van functionele en/of prestatie-eisen heeft gevolgen voor je gunningscriteria en het gewicht dat je aan de verschillende criteria toekent. Het belang van kwaliteit (van aanpak, van conceptuele oplossing, ed meer) zal toenemen. Bij innovatieve overheidsopdrachten weegt kwaliteit (van plan van aanpak, van conceptuele oplossing, van team, edmeer) per definitie door om te bepalen wat de economisch meest voordelige offerte (EMVO) is.

Het is aangewezen om vooraf stil te staan bij de wijze waarop je de uiteenlopende offertes zal quoteren en evalueren. Als je de opdracht te vaag omschrijft (om maximale creativiteit te stimuleren) en beperkt tot slechts enkele functionaliteiten en randvoorwaarden, riskeer je dat de offertes onvergelijkbaar worden. Als je de opdracht te veel in detail omschrijft, dreig je innovatieve offertes uit te sluiten. Het is aan de aanbestedende overheid om het juiste evenwicht hierin te vinden.      

Kies gunningscriteria die relevant zijn en bijdragen tot de beste invulling van de behoefte. Zorg er ook voor dat ze een onderscheidend vermogen hebben en de verschillen tussen offertes kunnen blootleggen. Houd het simpel en beperk het aantal criteria. Omschrijf kort wat je met elk criterium bedoelt, welk gewicht het krijgt in de evaluatie, en hoe je het zal evalueren, zonder evenwel een lange lijst van subcriteria te creëren.

Wees voorzichtig met het hanteren van formules voor prijsevaluaties of het gebruik van andere scoringsformules of -methodes. In sommige omstandigheden geven die formules achteraf (afh. van aantal te vergelijken offertes) een vertekend beeld en laten ze bepaalde facetten die van ondergeschikt belang zijn voor de opdracht (bijv. uiterst gering verschil in prijs) te zwaar doorwegen. Eigenlijk geef je best al in je bestek aan hoe je je kwalitatieve evaluatie van de criteria zal vertalen naar punten of scores (volgens welke schaal, in welk gefaseerd proces, enz.). Zonder deze formules kan de kandidaat-inschrijver moeilijk inschatten welke facetten of criteria van doorslaggevend belang zijn. Het meegeven van een evaluatieleidraad in het bestek is dan ook handig, ook al is het niet verplicht, zowel voor de kandidaat-inschrijvers als voor jezelf. Maar nogmaals, zorg dat die leidraad weloverwogen en doordacht is en niet tot vertekende resultaten leidt.   

Art. 81 vermeldt volgende mogelijke criteria:

  • kwaliteit van producten of prestaties
  • prijs
  • technische waarde
  • esthetisch en functioneel karakter
  • milieukenmerken
  • sociale en ethische overwegingen
  • kosten van gebruik
  • rentabiliteit
  • dienst-na-verkoop en technische bijstand
  • leveringsdatum en termijn van levering of uitvoering

Geen varianten

Om innovatie te stimuleren kan je ook varianten toelaten. Dit zijn alternatieve oplossingen die afwijken qua materiaal, technologie of ... van wat voorzien is voor de basisoplossing. Er zijn vrije, factultatieve en verplichte varianten. Een vrije variant gaat uit van de inschrijver zelf. Die stelt iets nieuws of beters voor dan wat de aanbestedende overheid heeft voorgeschreven. Bij verplichte of facultatieve varianten stelt de aanbestedende overheid aan de inschrijvers de vraag om alternatieven te voorzien voor de basisoplossing. Bij een verplichte variant wordt de variant geëist door Wde aanbestedende overheid. Bij een facultatieve variant wordt een variant gevraagd, maar is de kandidaat-opdrachtnemer niet verplicht om efffectief een variant in te dienen.  

Omdat bij innovatieve overheidsopdrachten de opdrachtomschrijving (aan de hand van functionele of prestatie-eisen) doorgaans voldoende ruimte laat voor creativiteit en 'eigen' oplossingen, is het niet nodig om varianten toe te staan. Om de procedure niet nodeloos complex te maken (je bent verplicht om elke variant te evalueren), is het gebruik van varianten in dit geval zelfs af te raden. Moest je toch werken met varianten, dan definieer je best minimumeisen.  

Opties

Anders dan varianten (zgn. alternatieven voor de oplossing) zijn opties bijkomende opdrachten of taken die bovenop de basisopdracht gevraagd kunnen worden. Vereiste of toegestane opties zijn handig als je als aanbestedende overheid nog niet goed weet welke werkpakketten er nodig zullen zijn om tot een goede oplossing te komen. Bij innovatieve overheidsopdrachten is dit vaak het geval. Een andere wijze om onvoorziene werkpakketten mee te nemen in je opdrachtdocument is het sluiten van een raamakkoord met al dan niet één of meerdere begunstigden of het hanteren van vaste en voorwaardelijke gedeelten.     

Wees zuinig met minimale eisen

In de opdrachtomschrijving beschrijf je doorgaans wat de minimale eisen zijn waaraan de oplossing moet voldoen. Over minimale eisen kan niet onderhandeld worden. Die zijn te nemen of te laten. Als offertes niet aan de minimale eisen voldoen, ben je verplicht om ze te weren. Bij innovatieve overheidsopdrachten spring je dus best zuinig om met minimale eisen of omschrijf je ze dusdanig dat ze nog ruimte en creativiteit toelaten.   

Wees zuinig met zware selectiecriteria, straffen, boetes en borgstellingen

In bepaalde sectoren zit innovatie vooral bij kleine startende bedrijven. Als je die niet wil afschrikken, hanteer je best geen zware selectiecriteria (bijv. qua omzetcijfers, ervaring en referenties), straffen, boetes en borgstellingen. Zeker voor kleine opdrachten met korte looptijd zijn dit geen proportionele maatregelen. Het is niet altijd even gemakkelijk de afweging te maken of je innovatieve opdracht beter door ervaren spelers op de markt wordt uitgevoerd dan wel door nieuwe spelers. Kies je voor zekerheid en voorspelbaarheid of laat je vernieuwing en onzekerheid toe ook al loop je dan meer risico (op bijv. faillissement, gebrek aan personeel of ...)? Veel hangt uiteraard af van de scope van de opdracht, de belangen die ermee gemoeid zijn en de kosten die dit met zich mee zou brengen ingeval de opdracht zou mislukken.   

Houd al rekening met wijze van evaluatie

Op het moment van schrijven van het bestek moet je al rekening houden met hoe je de offertes zal evalueren. De eisen die je stelt, de criteria die je hanteert, de ruimte die je laat voor creativiteit, enz, kortom het hele kader dat je creëert, moet achteraf werkbaar blijken voor een eenduidige en correcte evaluatie van de offertes. 

Neem al een voorstel van ontwerpovereenkomst of contract op in je bestek

Om na gunning gemakkelijker en sneller met de geselecteerde opdrachtnemer tot sluiting over te kunnen gaan, is het raadzaam om al een voorstel van overeenkomst of contract tussen opdrachtgever en opdrachtnemer in het bestek mee op te nemen.  

Selectie- versus gunningscriteria

Selectiecriteria stellen je in staat om de juiste uitvoerder(s) te selecteren. Ze peilen naar de aanwezigheid van voldoende financiële, economische en technische draagkracht bij de kandidaat-opdrachtnemer om de opdracht tot een goed einde te brengen. Gunningscriteria daarentegen moeten je toelaten om de juiste offerte (een specifiek aanbod) te selecteren. De twee sets van criteria mogen niet onderling verwisseld of verward worden. Je kan dus niet twee maal (bij selectie en bij gunning) dezelfde criteria opleggen binnen één procedure. Selectiecriteria zijn doorgaans zwart/wit te beoordelen, al is dat niet altijd zo. De kandidaat-inschrijvers heeft de minimaal opgelegde referenties/omzetcijfers/erkenningen/diploma's/certificaten/edm. of heeft ze niet. Gunningscriteria daarentegen evalueren de intrinsieke waarde van de offertes en het concrete aanbod dat de kandidaat-opdrachtnemers erin voorstellen. Dit aanbod wordt doorgaans kwalitatief beoordeeld op een schaal die gaat van onvoldoende over voldoende en goed tot zeer goed. Gunningscriteria laten toe om een ranking op te maken van de offertes.

Geef inzicht in het procedureverloop

Bij onderhandelingsprocedures is het aangewezen om al in het bestek het verloop van de procedure mee te geven, met inbegrip van voorziene data voor toelichting en onderhandeling, evt. fasen van onderhandeling, deadline voor indiening van de BAFO (finale offerte), voorziene start van de uitvoering, enz. Dit is zeer belangrijke informatie voor kandidaat-opdrachtnemers. Zij moeten immers tijdig de juiste medewerkers kunnen vrijmaken voor de opdracht.

Geef overzicht van de bijlagen

Geef in je bestek altijd een overzicht van welke bijlagen je bij het bestek verwacht. Dat vormt een handige checklist, niet enkel voor de kandidaat-opdrachtnemers, maar ook voor jezelf wanneer je moet nagaan of de offertes volledig zijn.

Publiceer altijd eerst op e-procurement

Publiceer je bestek altijd eerst op e-procurement. Dat is het officiële Belgische platform voor aanbestedingen. Nadien kan je het dan nog via andere niet-officiële kanalen verder verspreiden. Ook als je niet verplicht bent om de opdracht publiek te maken, en op zoek bent naar bijkomende, door jou nog niet bekende kandidaat-opdrachtnemers kan je op dit platform, via Free Market, publiceren.

Toelichting bij bestek

Organiseer ook altijd een mondelinge infosessie bij je bestek of aankondiging, waarop de geïnteresseerden kunnen intekenen. Vraag hen ook om op voorhand hun vragen bij het bestek aan jou te bezorgen zodat je je kan voorbereiden. Tijdens zo een infosessie kan je de haalbaarheid van je indientermijnen checken alsook de mogelijke impact van onberedeneerde selectie- en gunningscriteria te weten komen en waar nodig remediëren. Je kan de infosessie organiseren voor of na de publicatie van het bestek/aankondiging. 

Toelichting bij offerte

Omdat innovatieve overheidsopdrachten vaak complex zijn, geef je de kandidaat-opdrachtnemers best de kans om hun vragen tot deelneming/offertes mondeling toe te lichten tijdens een 'pitch' of presentatie. Met mondelinge presentaties krijg je doorgaans sneller en beter inzicht in wat de kandidaat-opdrachtnemer aanbiedt dan bij het lezen van zijn lang uitgeschreven offerte. Je krijgt dan als aanbestedende overheid ook de kans om bijkomende vragen te stellen en echt in de diepte te peilen naar de kennis en kunde, en het engagement van de kandidaat-opdrachtnemer. Deze 'pitches' of toelichtingen kan je benutten tijdens de selectie- en/of gunningsfase. Het toelichtingsmoment creëert ook mogelijkheden voor overleg en onderhandeling.   

 

Deel deze pagina

  • Vond u wat u zocht?