Innovatievriendelijke aanbestedingsprocedures

Filter items

Intro: enkele vragen

De aankoop van onderzoek- en ontwikkeldiensten (verder: O&O-diensten) kan je zowel binnen als binnen de Wet op de Overheidsopdrachten organiseren.

Om de beste aanbestedingsprocedure voor jouw aankoop te kiezen, moet je je een aantal vragen stellen:

  • Wat is het geraamde bedrag? Boven of onder de gangbare Europese drempels? Voor diensten onder de 30 000, 144 000 of 221 000 euro excl. btw zijn er andere procedures mogelijk. Hoe kleiner het bedrag, hoe flexibeler de procedure.
  • Is het een kleine of grote opdracht? Van korte of lange duur? Is er een strikte deadline of is er wel wat marge? Dit heeft implicaties voor de uitsluitings- en selectiecriteria, straffen, boetes en borgstellingen die je in het bestek oplegt.
  • Verwacht je veel of weinig kandidaat-inschrijvers? Bevat het bestek vertrouwelijke of gevoelige informatie? In de eerste gevallen kies je voor een tweestapsprocedure. In de tweede gevallen voor een procedure waar selectie en gunning in één fase lopen.
  • Heb je veel of weinig tijd? Deadline oplossing op lange of op korte termijn?
  • Weet je goed wat je wil en kan je dat goed omschrijven? Of heb je nood aan de input van de kandidaat-inschrijvers om de scope, doelstellingen, aanpak, enz. van de opdracht vast te leggen ? In het eerste geval kies je voor één van de onderhandelingsprocedures en in het tweede geval voor een concurrentiegerichte dialoog.
  • Laat je iets ontwikkelen met of zonder commercieel potentieel? Wil je de IP-rechten in eigendom verwerven of heb je enkel nood aan gebruiksrechten? 
  • Wil je enkele prototypes laten ontwikkelen of wil je in één beweging ook aansluitend de marktklare producten in commerciële oplages aankopen? En ben je bereid om tussentijdse vergoedingen te betalen? Dan kies je best voor een innovatiepartnerschap.
  • ...

Afhankelijk van de antwoorden kies je een procedure. De Procedurewijzer van het draaiboek overheidsopdrachten kan je helpen bij de afweging.  

Waarborgen algemene principes

Of je je aankoop van innovatie (incl. O&O-diensten) nu binnen of buiten de Wet op de Overheidsopdrachten 2016 organiseert, je bent verplicht om tijdens de hele aanbestedingsprocedure de volgende principes te handhaven:

  • Mededinging: je verzekert competitie tussen aanbieders zodat je zeker bent dat je het meest waar krijgt voor je geld en je de beste selecteert
  • Gelijkheid: iedereen krijgt dezelfde kansen, geen favoritisme
  • Transparantie: je communiceert open en transparant, dit is noodzakelijk om de andere principes te kunnen waarborgen
  • Vertrouwen: vertrouwelijke informatie behandel je met zorg
  • Proportionaliteit: de eisen die je stelt aan de kandidaat-opdrachtnemers moeten redelijk zijn en in verhouding staan tot de opdracht. Voor een kleine opdracht van beperkte duur, waarin kleine en grote bedrijven geïnteresseerd zijn, is het niet aangewezen om kandidaat-inschrijvers af te schrikken met zware selectiecriteria, boetes, straffen of borgstellingen. Samen innoveren veronderstelt wederzijds vertrouwen.

Aankoop van innovatie binnen de Wet op de Overheidsopdrachten 2016 (WOO)

Aankoop van innovatie (ook O&O-diensten) binnen WOO is inclusief alle IP-rechten

Volgens de nieuwe regels van de WOO valt de aankoop van innovatie, met inbegrip van O&O-diensten, waarbij de inkoper alle voordelen voor zichzelf reserveert, met inbegrip van alle intellectuele eigendomsrechten die uit de diensten voortkomen, onder de Wet op de Overheidsopdrachten. Het contract legt dit ook zo vast en kent de IP toe aan de inkoper.  

Onder O&O-diensten vallen: fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek, experimentele ontwikkeling

Klassieke procedures binnen WOO

Binnen de Wet op de Overheidsopdrachten 2016 (WOO) kan je voor je aankoop van innovatie een beroep doen op de zgn. klassieke aanbestedingsprocedures, die je altijd kan benutten, met name:

  • de openbare procedure (selectie en gunning in één stap) 
  • de niet-openbare procedure (selectie en gunning in twee stappen)

Voor meer informatie over deze klassieke procedures die onderhandeling per definitie uitsluiten en waarbij gegund wordt op basis van de offerte, verwijzen we naar de Procedurewijzer van het draaiboek overheidsopdrachten.

Innovatievriendelijke onderhandelingsprocedures binnen WOO

Daarnaast bestaan er binnen de WOO ook een aantal aanbestedingsprocedures die je enkel in welbepaalde gevallen kan benutten en die innovatievriendelijk zijn omdat ze elementen van overleg en onderhandeling bevatten, met name: 

  • de mededingingsprocedure met onderhandeling (MPMO)
  • de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking (VOPMB)
  • de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (OPZB)
  • de concurrentiegerichte dialoog (CD)
  • het innovatiepartnerschap (IP)

Elk van deze procedures kent zijn eigen toepassingsgebied en procedureverloop.

De mededingingsprocedure met onderhandeling (MPMO) - art. 38 WOO

Toepassingsgebied

Deze procedure kan je gebruiken als één van de volgende voorwaarden aanwezig zijn (ook in het bestek als dusdanig te motiveren): 

  • geen onmiddellijke oplossingen beschikbaar voor de behoefte
  • ontwerp- of innovatieve oplossingen
  • onderhandelingen noodzakelijk wegens complexiteit
  • geen nauwkeurige vaststelling technische specificaties mogelijk
  • geraamd bedrag onder Europese drempel (voor leveringen en diensten < 221K euro, voor werken < 750K euro)
  • eerdere 'klassieke' procedure heeft enkel onregelmatige of onaanvaardbare offertes opgeleverd
  • voorbehouden opdracht (voor sociale werkplaatsen en ondernemingen) met geraamd bedrag < Europese drempel

Procedureverloop

De procedure verloopt in opeenvolgende fasen:

  • Aanvraag tot deelneming
  • Indiening offerte
  • Onderhandelingen
  • Indiening BAFO

Eerst worden er kandidaten geselecteerd aan de hand van een selectieleidraad. De termijn van ontvangst voor de 'aanvragen tot deelname' is min. 30 dagen na verzenddatum van aankondiging. Enkel geselecteerde kandidaten mogen vervolgens een offerte indienen, die de basis vormt voor evt. onderhandelingen. Het aantal geselecteerden kan beperkt worden (min. 3) conform de modaliteiten in het bestek/aankondiging. Na het afsluiten van de onderhandelingen worden de weerhouden kandidaten uitgenodigd een BAFO (best-and-final-offer) in te dienen, op basis waarvan de gunningsbeslissing genomen wordt. Over de BAFO wordt niet meer onderhandeld. De opdracht wordt gegund aan economisch meest voordelige offerte. Het bestek verduidelijkt welke criteria hierbij van tel zijn.

Er kan niet onderhandeld worden over minimumeisen of gunningscriteria. Gelijke behandeling en vertrouwelijkheid moeten gewaarborgd worden tijdens de onderhandelingen.

De vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking (VOPMB) - art. 41 WOO

Toepassingsgebied

Deze procedure kan je gebruiken als het geraamde bedrag onder de Europese drempel ligt (voor leveringen en diensten < 221K euro, voor werken < 750K euro).

Procedureverloop

Het is een open procedure. Selectie en gunning verlopen in één stap. Elke kandidaat kan n.a.v. aankondiging een offerte indienen. Ontvangsttermijn is minimum 22 dagen na verzenddatum van aankondiging. Het aantal geselecteerden kan beperkt worden conform de modaliteiten in het bestek. Na het afsluiten van de onderhandelingen worden de weerhouden kandidaten uitgenodigd een BAFO (best-and-final-offer) in te dienen, op basis waarvan de gunningsbeslissing genomen wordt. Over de BAFO wordt niet meer onderhandeld. De opdracht wordt gegund aan economisch meest voordelige offerte. Het bestek verduidelijkt welke criteria hierbij van tel zijn.

Er kan niet onderhandeld worden over minimumeisen of gunningscriteria. Gelijke behandeling en vertrouwelijkheid moeten gewaarborgd worden tijdens de onderhandelingen.

De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (OPZB) - art. 42 WOO

Toepassingsgebied

Dit is een uitzonderingsprocedure die je enkel kan gebruiken ingeval:

  • het goed te keuren (!) bedrag excl. btw < 144K euro (niet o.b.v. het geraamde bedrag)
  • van dwingende spoed wegens onvoorziene omstandigheden
  • na (niet-) openbare procedure geen of geen geschikte aanvraag tot deelneming of offerte ontvangen, mits oorspronkelijke voorwaarden niet wezenlijk gewijzigd worden
  • opdracht enkel mogelijk door één bepaalde opdrachtnemer (bijv. kunstwerk)
  • gunning na een prijsvraag
  • herhaling van soortgelijke werken of diensten
  • aanvullende levering
  • levering of diensten tegen bijzonder gunstige voorwaarden (bijv. faillissement)

Procedureverloop

Het is een uiterst flexibele procedure met veel  bewegingsvrijheid, waarbij je de opdracht niet publiek moet bekendmaken (maar dat mag, bijv. als je onvoldoende marktspelers kent, kan je op Free Market van e-procurement publiceren), en je gewoon een drietal potentieel geïnteresseerden kan aanschrijven. Qua selectie ben je niet verplicht om de facultatieve uitsluitingsgronden of selectiecriteria, gangbaar bij de andere procedures, op te leggen. Er zijn geen minimumtermijnen voor indiening bepaald. In bepaalde gevallen kan je onderhandelen over minimumeisen of om alle offertes te verbeteren (om onregelmatigheden op te vangen). Over de gunningscriteria daarentegen kan niet onderhandeld worden.

De concurrentiegerichte dialoog (CD) - art. 39 WOO

Toepassingsgebied

Deze procedure kan je gebruiken als één van de volgende voorwaarden aanwezig zijn (de eerste vier voorwaarden van MPMO, eveneens in het bestek te motiveren): 

  • geen onmiddellijke oplossingen beschikbaar
  • bevatten ontwerp- of innovatieve oplossingen
  • onderhandelingen noodzakelijk wegens complexiteit
  • geen nauwkeurige vaststelling technische specificaties o.b.v. norm

In vergelijking met MPMO gebruik je de concurrentiegerichte dialoog in projecten waar je zelf helemaal nog niet goed weet welke oplossing je nodig hebt voor jouw probleem. De geselecteerde kandidaat-inschrijvers geven tijdens de dialoog input om samen met jou tot een oplossing te komen.  

Procedureverloop

Het proces verloopt in volgende fasen:

  • aanvraag tot deelneming
  • dialoog
  • indiening van eindofferte

Elke geïnteresseerde inschrijver kan een aanvraag tot deelneming indienen. In de aankondiging verschaft de aanbestedende overheid informatie over de behoeften en eisen, de gunningscriteria, en een indicatief tijdsschema. De termijn van ontvangst voor de aanvragen tot deelneming bedraagt min. 30 dagen. Alleen geselecteerde inschrijvers kunnen uitgenodigd worden tot de dialoog. Het is mogelijk om het aantal deelnemers (min. 3) te beperken. Tijdens de dialoog kunnen alle aspecten van de opdracht besproken worden. De dialoog verloopt doorgaans in opeenvolgende fasen en wordt afgesloten van zodra de aanbestedende overheid een goed idee heeft van met welk(e) middel(en) en oplossing(en) zij in haar behoefte(n) kan voorzien. De overheid communiceert dit ook naar de deelnemers. Vervolgens worden de kandidaten uitgenodigd tot het indienen van hun offertes, op basis waarvan zij conform de gunningscriteria uit de aankondiging worden geëvalueerd. Er wordt gegund op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding. Er kan niet gegund worden op enkel prijs of enkel kosten.

Het is een zeer tijdsintensieve procedure, voor zowel de aanbestedende overheid als voor de deelnemers. Het is mogelijk om de deelnemers voor hun inzet te vergoeden. Het is belangrijk om de dialoog onder tijdsdruk niet te vroeg af te sluiten. Over de offertes zelf (wezenlijke elementen) kan immers niet meer onderhandeld worden.

Het is in deze procedure aangewezen om de inschrijvers ervan te overtuigen dat je te allen tijde de principes van transparantie en vertrouwen, mededinging, gelijkheid en proportionaliteit zal bewaken. Ondernemers zullen niet geneigd zijn deel te nemen als ze het risico lopen dat hun knowhow te grabbel wordt gegooid.

Een alternatief voor deze procedure is het hanteren van een onderhandelingsprocedure waarbij het bestek resultaatsgericht is.     

Het innovatiepartnerschap (IPS) - art. 40 WOO

Een innovatiepartnerschap wordt het best begrepen als een procedure waarbij contractueel een aantal mijlpalen vastgelegd worden voor de O&O-fase tijdens dewelke de oplossing gecreëerd wordt, alsook de aankoop van de oplossing zelf. De ontwikkeling van de oplossing en de aankoop ervan verlopen in één procedure. Het eerste luik van een innovatiepartnerschap is per definitie precommerciaal van aard. Zie hieronder.

Toepassingsgebied

Je kan deze procedure enkel gebruiken ingeval je innovatieve producten, diensten of werken wil laten ontwikkelen en ze - eens ontwikkeld en mits ze overeenstemmen met de afgesproken prestatie- en prijsniveaus - daarop aansluitend wil aankopen. Je kan deze procedure niet gebruiken voor de aankoop van kant-en-klare, reeds op de markt beschikbare producten, diensten en werken. Het moet echt wel om innovatie gaan.

Procedureverloop

Het is een open procedure. Elke geïnteresseerde inschrijver kan een aanvraag tot deelneming indienen. De termijn van ontvangst voor de aanvragen tot deelneming bedraagt min. 30 dagen. Het is mogelijk om het aantal deelnemers te beperken. De opdrachtdocumenten moeten drievoudig motiveren:

  • dat er een behoefte is aan innovaties die nog niet op de markt bestaan
  • wat de minimumeisen zijn
  • informatie voor kwalitatieve selectie

Je kan een innovatiepartnerschap afsluiten met één of meerdere partners. Een innovatiepartnerschap verloopt doorgaans in opeenvolgende fasen met welomlijnde tussendoelstellingen waarvoor de deelnemers vergoed worden. Na elke fase kan de aanbestedende overheid eenzijdig beslissen tot stopzetting, voortzetting, vermindering van aantal partners. Er wordt gegund op de beste prijs-kwaliteitsverhouding. Je bent als aanbestedende overheid uiteindelijk niet verplicht om het ontwikkelde product aan te kopen, maar je hebt de mogelijkheid om dat in één beweging te doen (binnen dezelfde procedure). In het opdrachtdocument worden de intellectuele eigendomsrechten vastgelegd.   

Aankoop van innovatie buiten de Wet op de Overheidsopdrachten 2016 (WOO)

Je kan je aankoop van diensten van onderzoek en ontwikkeling ook buiten de Wet op de Overheidsopdrachten 'aanbesteden'. In dit geval spreek je doorgaans van een zgn. precommerciële aankoop. Precommercieel aankopen verschaft je meer flexibiliteit en vrijheid, ook al blijven de grote principes die je moet waarborgen wel dezelfde als binnen de WOO. Je moet dan immers binnen de 'Kaderregeling betreffende staatssteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie' (hierna: kaderregeling) blijven werken. In die kaderregeling gaat de Europese Commissie er grosso modo van uit dat een aanbesteding van O&O-diensten geen staatsteun uitmaakt indien die aanbesteding verloopt aan de hand van 'objectieve' procedures die de gelijkheids- en mededingingsprincipes ten volle waarborgen. De enige uitzondering hierop die toelaatbaar is (verbod op voorkeursbehandeling bij latere inkoop), is het innovatiepartnerschap.

Aankoop van innovatie (O&O) buiten WOO is met deling van IP-rechten 

De precommerciële aankoop van O&O-diensten vormt een uitzondering op de Wet op de Overheidsopdrachten voor de aankoop van O&O. De inkoper kent in dit geval niet alle voordelen of baten van de diensten exclusief aan zichzelf toe, maar deelt ze met de ontwikkelaars. Dit gebeurt conform gangbare marktvoorwaarden. Zoniet zou het gaan om staatssteun.

Concreet blijven de IP-rechten dus bij de ontwikkelaar, maar krijgt de inkoper gebruiksrechten om de resultaten van de O&O-diensten te gebruiken en/of aan partners gebruiksrechten toe te kennen. De ontwikkelaars behouden zo de mogelijkheid om de resultaten te commercialiseren. 

Het precommerciële aankoopcontract voor O&O-diensten dat gesloten wordt, is per definitie van beperkte duur. Het kan de ontwikkeling van prototypes omvatten, of van beperkte volumes, of eerste (test)producten of -diensten, maar in geen geval de aankoop van commerciële volumes. Die kunnen niet in hetzelfde contract aangekocht worden.  

Precommerciële aankoop altijd inspanningsverbintenis

Een precommerciële aanbesteding kan nooit een resultaatsverbintenis in zich dragen, maar enkel een inspanningsverbintenis op basis van verstrekte en aanvaarde diensten.   

 

 

Deel deze pagina

  • Vond u wat u zocht?