Marktconsultatie

Filter items

Wat is een marktconsultatie?

Afhankelijk van de complexiteit van de geïdentificeerde behoefte en afhankelijk van je kennis van de markt, kan het nuttig zijn een marktconsultatie te organiseren waarbij vraag (aankopende dienst) en aanbod (ondernemingen en kennisinstellingen) interageren en informatie uitwisselen over mogelijke oplossingen voor het probleem of de gestelde behoefte, de haalbaarheid van die oplossingen, de risico's, randvoorwaarden, prijs, ontwikkelingstijd, aanbestedingsprocedures, enz.

Een marktconsultatie is geen overheidsopdracht en vormt geen prekwalificatie voor een gunningsprocedure. Een marktconsultatie gaat een aanbestedingsprocedure altijd vooraf en kan niet tijdens een aanbestedingsprocedure georganiseerd worden.

Het is zaak ervoor te zorgen dat een marktconsultatie een win-win is voor zowel overheid als marktpartijen. Een overheid verkrijgt nuttige kennis en knowhow vanuit de markt in voorbereiding op een aanbesteding. De marktpartijen worden geïnformeerd over de behoeften en toekomstige aankoopplannen van de overheid.

Formats en technieken

Het format waarin de consultatie of informatiegaring en -uitwisselingen gebeurt kan sterk variëren, van schriftelijke enquêtes, over één-op-één-telefoongesprekken, bedrijfsbezoeken of individuele interviews tot publieke groepsworkshops en open seminaries, inclusief bedrijfspitches en netwerkmoment. Welke format het meest geschikt is, verschilt van markt tot markt en niche tot niche.

Open of gesloten?

Of je kiest voor een maximaal open of een beperkte, gesloten marktconsultatie hangt af van jouw kennis van de markt. Beide formats hebben hun voor- en nadelen. Als je voor een beperkte format gaat, en enkel door jou geselecteerde markspelers uitnodigt, dreig je er te missen als je de markt nog niet goed kent.

Indien je kiest voor 'open' marktconsultaties, dan dien je die tijdig aan te kondigen via e-procurement (F52) of andere fora. In samenwerking met PIO worden die aankondigingen ook via de PIO-nieuwsbrief verspreid en andere intermediaire organisaties met uiteenlopende netwerken (o.a. VLAIO, Agoria). Ook sociale media worden ingezet.

In de praktijk worden vaak diverse formats en technieken gecombineerd.    

Waarom marktconsultaties?

Marktconsultaties betrekken de marktspelers doorgaans in een vroeg stadium, om te peilen naar hun kennis en kunde, hun mogelijke oplossingen voor het probleem, en hen warm te maken voor de opdracht. Met het oog op een toekomstige aanbesteding  is dit niet onbelangrijk. Het geeft geïnteresseerde marktspelers de tijd om zich hierop voor te bereiden. Het biedt hen vaak ook een forum om hun technologieën publiek voor te stellen en hun netwerk uit te bouwen met het oog op alliantie- en consortiumvorming in voorbereiding op een offerte. Anderzijds is het geenszins de bedoeling om met marktconsultaties het risico op samenspanning of prijsafspraken te vergroten.

Daarnaast kunnen marktconsultaties ook in een later stadium gehouden worden om een specifiek uitgewerkt plan of een beperkte set van conceptuele oplossingen voor te leggen, of te polsen naar welke aanbestedingsprocedures en gunningscriteria het best benut worden.

Professionele begeleiding

Een multidisciplinair team begeleidt de aankopende dienst bij de organisatie van de marktconsultatie. In PIO-projecten werkt het PIO-team hier actief aan mee en kan het hiervoor ook middelen inzetten om externe expertise (consultancy) aan te trekken. Het is immers belangrijk om in het projectteam de vereiste expertise te hebben. Kennis van de sector, van potentieel interessante technologieën, innovatietrajecten en overheidsopdrachten dient aanwezig te zijn.

Waarborgen transparantie, mededinging, gelijkheidsbeginsel

Enerzijds mag een marktconsultatie niet leiden tot een verstoring van de mededinging (o.b.v. voorkennis, opgedaan tijdens de voorbereiding van een opdrachtdocument). De kandidaat-inschrijvers moeten vanuit een zelfde startpositie kunnen vertrekken. Anderzijds stelt het gelijkheidsbeginsel dat het recht op toegang tot de opdracht niet onnodig mag worden beperkt (bijv. owv deelname aan een marktconsultatie en betrokkenheid in de voorbereidingsfase). Het is aan de aanbestedende overheid om te waken over beide principes. 

Transparantie en openheid over de resultaten en gevolgde stappen tijdens de voorbereidingsfase zijn daarom cruciaal. Daarom worden de resultaten van de marktconsultatie - de opgedane kennis - altijd publiek gemaakt, uiteraard met respect voor evt. vertrouwelijke bedrijfsinformatie van potentiële leveranciers (zoals o.a. intellectuele eigendomsrechten, prijzen, enz.). Doorgaans brengt een schriftelijk rapport verslag uit van de voortgang van de consultatie, de gebruikte technieken en formats, de deelnemers (bedrijven, kennisinstellingen en organisaties) en belangrijkste resultaten. Dat verslag wordt niet enkel per e-mail verstuurd naar alle deelnemers, maar ook altijd publiek gemaakt. Binnen een PIO-traject gebeurt dit via de PIO-nieuwsbrief en op de PIO-website. 

Door open en transparant te communiceren over de resultaten van marktconsultaties zorg je ervoor dat alle potentieel geïnteresseerde opdrachtnemers (ook zij die niet konden deelnemen) bij de aanbestedingsprocedure die erop volgt, vanuit een zelfde startpositie vertrekken en aldus de principes van mededinging, gelijkheid en transparantie gewaarborgd blijven.

Een tweede voorwaarde is dat de marktconsultatie uiteraard vOOr de gunningsprocedure valt. In geen geval kan de markt geconsulteerd worden (bijv. over de gunningscriteria of technische specificaties) tijdens de gunningsprocedure (nadat het bestek al gepubliceerd is)

Rechtsgrond voor marktconsultaties

Art. 51. WOO:

"De aanbestedende overheid mag voor het aanvatten van een plaatsingsprocedure marktconsultaties houden met het oog op de voorbereiding van de plaatsing van de opdracht, alsook om de ondernemers op de hoogte te brengen van haar plannen en eisen.

Met dit doel mag de aanbestedende overheid bijvoorbeeld het advies van onafhankelijke deskundigen, private of publieke instellingen of van marktdeelnemers inwinnen of ontvangen.

De voorafgaande marktconsultaties mogen worden gebruikt bij de planning en het verloop van de plaatsingsprocedure, mits dit niet leidt tot een vervalsing van de mededinging en geen aanleiding geeft tot een schending van de beginselen van non-discriminatie en transparantie." 

Marktverkenning

Naast een marktconsultatie kan je ook zelf de markt gaan verkennen (exploratie ipv consultatie) en op eigen houtje kennis opdoen over producten, markt en leveranciers. Dit kan via diverse kanalen: je eigen netwerk, gelijkaardige opdrachten in het verleden, online zoektochten (websites bedrijven en sectorfederaties), de gespecialiseerde vakpers, vakbeurzen en events, nieuwsbrieven allerhande, enz.  

Lees meer:

Deel deze pagina

  • Vond u wat u zocht?